Jak archivovat dokumenty?

Jak archivovat dokumenty?

Potřebujete archivovat dokumenty a přemýšlíte, co vše budete potřebovat:

• k archivaci vytištěných dokumentů jsou ideální pořadače (šanony). Do šanonů můžete uložit dokumenty velikosti A4 i A5. Vybírat můžete mezi pákovými a kroužkovými pořadači - jak vybrat správný pořadač a na co si dávat pozor se dozvíte níže
• pro bezpečné uložení dokumentů do pořadače a ochrany před poškozením použijte desky a obaly na dokumenty. 

Jak vybrat pořadač?

Mechanika a způsob zakládání:

Podle mechaniky zavírání rozlišujeme pákové pořadače a kroužkové pořadače.

• Pákové pořadače obsahují mechanismus, který usnadňuje manipulaci s archivovanými dokumenty. Pomocí stlačovací lišty přitisknete dokument a tím zabráníte jeho samovolnému pohybu. 
• Kroužkové pořadače mohou mít 2 nebo 4 kroužky. U kroužkových pořadačů může dojít při špatné manipulaci k natržení archivovaných dokumentů.

Rozměr a kapacita:

Velikost a kapacita šanonu závisí na šíři hřbetu.

• U kroužkových šanonů je obvyklá šíře hřbetu 25 až 50 mm.
• Pákové a mobilní šanony se nabízejí s šíří hřbetu 50 až 75 mm.

Doplňky:

• Hřbetní štítek slouží k popsání pořadače pro lepší orientaci.
• Hřbetní otvor zajišťuje snadnější manipulaci s pořadačem.
• Gumička k uzavírání je vhodná pro lepší zabezpečení dokumentů zejména u mobilních pořadačů.
• Vnitřní kapsa slouží pro uschování volných papírů, CD či DVD nebo vizitek.

Fotka od Michal Jarmoluk z Pixabay